Bestyrelsens forretningsorden i Hanstholm Idrætsforening



§ 1. Bestyrelsens konstituering
På første bestyrelsesmøde efter generalforsamlingen konstituerer bestyrelsen sig med:
 
1.     Kontaktperson fra bestyrelsen til økonomiudvalget
2.     Kontaktperson fra bestyrelsen til aktivitetsudvalget
3.     Kontaktpersoner fra bestyrelsen til de enkelte idrætsudvalg
4.     Kontaktpersoner fra bestyrelsen til øvrige oprettede udvalg i Hanstholm Idrætsforening
5.     Valg af bestyrelsens referent
 
§ 2. Bestyrelsesmøder
Bestyrelsesmøder afholdes én gang pr. måned, juli måned undtaget, eller efter behov.
 
Bestyrelsen er beslutningsdygtig når mindst 3 bestyrelsesmedlemmer er til stede (her medregnes ikke suppleanter). I tilfælde af stemmelighed i eventuelle afstemninger er formandens stemme afgørende.
 
§ 3. Suppleant
Den generalforsamlingsvalgte suppleanter har møderet til bestyrelsesmøder, men ingen stemmeret.
 
§ 4. Dagsorden
Formanden udsender dagsorden til bestyrelsesmedlemmerne senest 7 dage før mødets afholdelse.
Motiverede forslag til optagelse på dagsordenen, skal være formanden i hænde senest 10 dage for mødets afholdelse. (punkt 7 i dagsordenen)
 
Punkter kan optages på dagsordenen senere. Er det væsentlige punkter, bør den samlede bestyrelse være enig om at behandle punktet med kort varsel.
 
På dagsorden optages følgende faste punkter:
1.     Godkendelse af referat fra sidste møde
2.     Orientering fra Formanden
3.     Orientering/punkter fra Økonomiudvalg (§ 6)
4.     Orientering/punkter fra Aktivitetsudvalg
5.     Orientering/punkter fra Idrætsudvalgene
a.     Badminton
b.    Gymnastik
c.     Fodbold
d.    Håndbold
6.     Orientering/punkter fra øvrigt oprettede udvalg
a.     Sponsorudvalg
b.    Klubhusudvalg
7.     Aktuelle punkter – fremsendt til formanden
8.     Næste møde
9.     Eventuelt
 

 
§ 5. Mødeledelse
Bestyrelsesmøderne ledes af formanden eller i dennes fravær en valgt mødeleder.
 
Formanden – eller ved dennes forfald valgt mødeleder – bør afvikle mødet, så der tages passende hensyn til alle medlemmers synspunkter og interesser. Alle medlemmer bør i passende omfang komme til orde, og det bør tilstræbes, at (vigtige) beslutninger så vidt muligt besluttes med størst muligt tilslutning i bestyrelsen. 
 
§ 6. Økonomi
Økonomiudvalget skal udarbejde en forretningsorden for økonomiudvalget som skal godkendes af bestyrelsen.
 
Forretningsordenen skal som minimum omhandle:
·         hvorledes idrætsudvalgene får udarbejdet budgetter for de enkelte idrætsudvalg, herunder tidsfrister, opstillingsform med mere.
·         Fuldmagtsforhold, prokura, og forretningsgange omkring anvendelse af foreningens likvide midler (pengebeholdninger).
·         rapporteringsfrister af foreningens løbende økonomi til bestyrelsen
·         løbende budgetopfølgning
 
Kontaktpersonen fra bestyrelsen til økonomiudvalget, eller deltager fra økonomiudvalget, orienterer om foreningens økonomi på hvert bestyrelsesmøde, herunder resultatopgørelse, beholdning, modtagne tilskud, større udgifter, m.v.
 
§ 7. forhandlingsprotokol – referat
Alle bestyrelsens forhandlinger og trufne beslutninger nedskrives til referat. Dette referat underskrives på næstkommende bestyrelsesmøde og det underskrevne referat opbevares hos formanden som protokol.
Kopi af referat udsendes til alle bestyrelsesmedlemmer og suppleanter.
 
§ 8. Bestyrelsesmedlemmernes forpligtelser
Bestyrelsesmedlemmerne og suppleanterne er forpligtet til at deltage i beslutningsprocesser og til loyalt at følge de af bestyrelsens vedtagne beslutninger.
 
Samtlige bestyrelsesmedlemmer og suppleanter er gensidigt ansvarlige overfor hinanden i forbindelse med arbejdsopgaver o. lign.
 
§ 9. Tavsheds- og loyalitetspligt
Det påhviler ethvert bestyrelsesmedlem at behandle personlige oplysninger fortroligt. Det vil sige, at man ikke må videregive fortrolige oplysninger til andre, som ikke har behov for denne viden, og som ikke selv har en tilsvarende tavshedspligt.
 
Der kan ikke gives korte og klare afgrænsninger af reglen om tavshedspligt, men som eksempel er alle oplysninger om navngivne personer omfattet af tavshedspligt. Er der tvivl, så kan bestyrelsen evt. drøfte spørgsmålet, eller en advokat kan konsulteres.
 
Det påhviler desuden ethvert bestyrelsesmedlem at udvise loyalitet overfor Hanstholm Idrætsforening. Det vil sige, at medlemmet ikke ved sit virke må skade Hanstholm Idrætsforenings interesser.
 

 
§ 10. Godkendelse af forretningsorden samt ændring i denne
Forretningsordenen vedtages af bestyrelsen. Den gennemgås af bestyrelsen på førstkommende bestyrelsesmøde efter foreningens ordinære generalforsamling, hvorpå den godkendes af den samlede bestyrelse.
 
Forretningsordenen kan ændres løbende efter behov.
 
 
Vedtaget på bestyrelsesmødet d. 8. marts 2011
Hanstholm Idrætsforening - grundlagt år 1920